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La GED légère et intuitive

Docupack, la gestion électronique documentaire intuitive

Ecrit par le 12 avril 2013 Mots clés : , ,

Alors que le concept de dématérialisation inonde la presse technologique, la gestion de l’information est un réel enjeu pour les entreprises.

La GED (gestion électronique documentaire) est une solution permettant de répondre à la problématique d’optimisation de gestion de l’information. C’est un outil structurant qui contribue à faire circuler l’information de manière plus efficace et rendre les connaissances moins éparses pour une meilleure gestion des compétences et une meilleure productivité. Elle participe aussi de l’effort de dématérialisation cher au management moderne.

 

Une GED légère via un navigateur web

Pourtant, mettre en place un outil de gestion documentaire est un processus long et complexe nécessitant la plupart du temps un audit préalable. De fait,  seules les grandes entreprises ont les moyens humains et financiers de supporter ce processus.

Ne trouvant pas d’alternative aux solutions lourdes et coûteuses du marché, Asp64 a développé sa propre solution de Gestion Electronique Documentaire en 2011 pour répondre dans un premier temps à ses besoins propres en archivage.

Docupack est aujourd’hui une solution complète et légère, accessible via un navigateur web, ne nécessitant ni investissement matériel, ni installation logiciel. Elle a été pensée de manière à permettre l’importation massive de l’historique documentaire existant

 

Investissement humain et méthodologie, le succès de la GED

Bien évidemment, la mise en place d’une solution de GED demande de bousculer quelques habitudes et de définir des process. Docupack n’échappe pas à la règle, mais ne nécessite pas d’audit préalable ni de lourds changements. Elle a été pensée pour s’ancrer dans les « habitudes » de l’entreprise.

L’administrateur, peut lors de sa première connexion utiliser un modèle d’organisation pré-paramétré, et créer les différents profils utilisateurs ainsi que les droits associés. Ce modèle a été conçu sur l’organisation logique d’une entreprise, c’est-à-dire par service et fonctions.

Docupack, gestion des modèles

Gestion des modèles docupack

 

Un des principaux atouts de cet outil est le gain de temps réalisé lors de la recherche de documents. Une fois paramétrée par l’administrateur et activée, les utilisateurs s’approprient rapidement la solution Docupack en commençant par importer et/ou rechercher les documents courants.

Le seul effort d’adaptation qui sera demandé aux utilisateurs tient dans la nomenclature des documents à archiver. Il sera peut-être nécessaire de mettre en place une charte documentaire, mais là encore, Docupack propose un nommage simple et logique permettant aux utilisateurs de se l’approprier sans efforts.

 

Une organisation neuronale

Docupack s’affranchit de l’organisation en arborescence hiérarchique et par conséquent minimise le temps perdu à ouvrir 4 dossiers avant de trouver un document. La solution propose un seul niveau de classement et une indexation par tag de mots clés. Généralement la saisie de 2 à 3 mots suffit à trouver le document recherché.

Recherche intuitive

Docupack recherche intuitive

Pour résumer, Docupack est…

… une solution légère et accessible

… une solution simple et logique

… une solution intuitive

Si vous souhaitez tester la solution, envoyez-nous vos coordonnées (Entreprise, nom, adresse mail, n° de téléphone) en cliquant ici .

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